Kassen-Nachschauen in der Gastronomie Gut vorbereitet für die digitale Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2018 sind unangekündigte Prüfungen durch das Finanzamt zulässig. Mit diesen sogenannten Kassen-Nachschauen prüft ein Amtsvertreter die Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems. Auch Gastronomen müssen jederzeit mit einem Besuch des Amtsträgers rechnen, denn als bargeldintensive Branche steht sie im Fokus der Prüfer. Mit einer branchengerechten Anwendung lässt sich auch einer unangemeldeten Prüfung gelassen entgegen sehen.

Bei Kassen-Nachschauen prüft das Finanzamt die Kassen-Technik sowie die Kassenführung. Grundsätzlich können sich Prüfer auch anonymer Testbesuche bedienen und bereits vor dem offiziellem Besuch die Handhabung der Kassenführung begutachten. Es gilt: Zu jeder Zeit sollten alle Vorgänge in der Kasse nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Nutzt der Gastronom eine Software, die die Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich aufbereitet, spart das Zeit und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Prüfung.

Wie läuft die Kassen-Nachschau ab?
Der Gastronom ist dazu verpflichtet, dem Amtsträger auf Nachfrage Auskunft zu erteilen und Unterlagen in digitaler und schriftlicher Form zu überlassen. Die Kasse muss zu jeder Zeit sturzfähig sein. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die bis zu 10 Jahre gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen. Softwarehersteller können hierbei unterstützen. So stellt der Kassenlösungsexperte gastronovi die geforderte Archivierung dank Cloudlösung seinen Kunden kostenfrei und sicher zur Verfügung.
Ein digitales Kassenbuch, wie es Kassensystemhersteller gastronovi anbietet, erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen oder -ausgaben. Der Prüfer importiert mittels der seit 2017 verpflichtenden GoBD-Schnittstelle für Kassensysteme die Kassendaten in die Finanzamt-Software und sichtet diese. Nach erfolgter Nachschau erhält der Gastronom einen Ergebnisbericht.

Besondere Anforderungen an das Kassensystem
Neben der herkömmlichen Bonierung, muss das Kassensystem in der Lage sein, eine buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnung zu erstellen. Diese Besonderheit ist verpflichtend für Geschäftsessen ab einer Höhe von 250 Euro. Das Frankfurter Brauhaus am Henninger Turm nutzt diese Möglichkeit des gastronovi-Kassensystems: „Früher mussten Rechnungen für Geschäftsessen immer mühsam erstellen werden. Das hat jedes Mal viel Zeit gekostet. Heute ist es möglich, über das Kassensystem binnen weniger Minuten die Rechnung automatisch zu erstellen und dem Gast per E-Mail zukommen zu lassen. So geht nichts verloren, weder bei uns noch beim Gast. Und das Beste: Wir als Gastronomen können sicher sein, dass die Rechnung allen Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht“, erklärt Helena Barth, Veranstaltungsmanagerin im Frankfurter Brauhaus – Henninger am Turm.

Fünf Tipps für Gastronomen, um gut vorbereitet für die Kassen-Nachschau zu sein

1. Gastronomen sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

2. Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden.

3. Das Kassenbuch muss natürlich sachgemäß geführt werden. Dazu gehört auch, dass alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Ein digitales Kassenbuch wie von gastronovi vereinfacht die Dokumentation der Kassenbewegungen.

4. Die Kasse betreffenden Anwenderdokumentationen sowie die Verfahrensdokumentation der Kasse und das Handbuch oder eine Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers sollten auf einem USB-Stick zur Übergabe zur Verfügung stehen.

5. Und zum Schluss: Die Kasse sollte immer aktuell und bereit für einen Kassensturz sein.

Fazit
Mit einer guten Vorbereitung und der richtigen Software können Gastronomen der digitalen angekündigten und auch unangekündigten Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegen blicken.

> blog.gastronovi.de./